Erasmus+ Öğrenci Staj Hareketliliği


ERASMUS+ ÖĞRENCİ STAJ HAREKETLİLİĞİNE BAŞVURMAK İSTİYORUM, NE YAPMALIYIM?

 

Hareketliliğe katılmak isteyen öğrenciler staj yapmak istedikleri kurum/kuruluş ile önceden görüşmeli ve Kabul Mektubunu temin etmelidir.

-          Staj yapılacak kurumun öğrencinin okuduğu bölümle ilişkili bir alanda faaliyet gösteren, resmi adresi, resmi web sayfası, telefon numarası, resmi eposta adresi bulunan bir kurum olması gerekmektedir.

-          Alınan kabul mektubunun imzalı/mühürlü olması ve öğrencinin ismiyle birlikte hareketlilik sürecinin başlangıç/bitiş tarihlerini içeriyor olması gerekmektedir.

-          Staj tarihleri iki aydan kısa olmayacak şekilde kabul mektubunda belirtilmelidir.  

-          Öğrencinin kurumda Erasmus+ Staj Programı kapsamında staj yapacağı kabul mektubunda açıkça belirtilmelidir.

Yerleştirme Hareketliliği Yapılabilecek Ev Sahibi Kuruluşlar Kimler Olmalıdır?

•         Eğitim Merkezleri

•         Araştırma Merkezleri

•         Diğer Kuruluşlar

 Aşağıdaki kuruluşlar Erasmus+ kapsamında yükseköğretim staj faaliyeti için uygun değildir:

- Avrupa Birliği kurumları ve AB ajansları (bkz. ec.europa.eu/institutions/index_en.htm)

- AB programlarını yürüten Ulusal Ajans ve benzeri kuruluşlar 

 

Erasmus+ Programı kapsamında Öğrenci Staj Hareketliliği faaliyetine katılmak isteyen öğrencilerimiz için bir akademik yıl içinde 2 kez ilana çıkılır.

Bu ilanlar genellikle öğrenim hareketliliği ile aynı anda olur.

Her yıl Ulusal Ajans tarafından yayınlanan Erasmus+ Uygulama El Kitabına göre, her ilan için başvuru rehberi hazırlanır ve bu rehber öğrenci tarafından dikkatlice okunmalıdır.

Başvuru rehberi; başvuru için gerekli belgeler, programa katılım şartları, sınav puanlaması ve hibeler gibi önemli bilgileri içermektedir.

 

ERASMUS+ ÖĞRENCİ STAJ HAREKETLİLİĞİNE KATILMAYA HAK KAZANDIM, NE YAPMALIYIM?


Yurt Dışına Gitmeden Önce Teslim Edilmesi Gereken Belgeler

1. Kabul Mektubu

Staj yapmak istenilen kurum/organizasyon/işletme vb. den alınacak adınıza düzenlenmiş mektuptur. “Belgeler” kısmındaki staj için örnek kabul mektubu formatı kullanılabilir.

2. Staj Yapılacak Kurum Bilgi Formu 

“Belgeler” kısmında yer alan formu doldurup teslim etmeniz gerekmektedir.

3. Eğitim Anlaşması / Training Agreement

Bu anlaşma hareketlilik faaliyetinizin en önemli belgelerinden birisidir.

Öğrencinin “before the mobility” tablosunu doldurup bu belgeyi staj yapacağı kuruma gönderip imzalanmasını, öncelikle bilgisayar ortamında taranıp gönderilmesini ve ardından aslının gönderilmesini sağlaması gerekmektedir. Karşı kurum tarafından onaylanıp gönderilen anlaşma HİTÜ Erasmus Bölüm Koordinatörü ve öğrenci tarafından da onaylanır. (2 nüsha düzenleyiniz.)

4. Öğrenci Bilgi Formu

“Belgeler” kısmından ulaşabileceğiniz örnek olarak doldurulmuş olan bilgi formu üzerinde gerekli düzeltmeleri kendiniz için yaptıktan sonra çıktısını almalısınız.

 5. Pasaport Fotokopisi

Pasaport fotokopinizi teslim ettikten sonra hangi şehirden vize başvurusu yapacağınızı ofisimize bildirmeniz gerekmektedir.

Not: Pasaportunuz çıkar çıkmaz vize ile ilgili işlemlere başlamalısınız. Öğrenci, gideceği ülkenin konsolosluğunun internet adresinden randevu almalı, gerekli belgeleri araştırmalı ve hazırlamalıdır.

Vize/Hibe Yazısı: Ofisimiz öğrencilerimizin daha kolay ve sorunsuz vize alabilmeleri için Türkçe/İngilizce olarak bir vize yazısı düzenlemektedir. Bu yazı öğrencinin gideceği kurumda staj yapacağı zaman aralığını ve -alacaksa- aylık hibe miktarını içermektedir.

6. Hesap Cüzdanı Fotokopisi

Çorum Merkez şubesinden (farklı bankalarda komisyon uygulandığı için) açtıracağınız Euro hesabınıza ait hesap cüzdanınızın adınızı ve IBAN numarasını içeren sayfasının fotokopisini teslim etmelisiniz.

Not: Öğrenci yurtdışına çıktıktan sonra hibenin üniversitemiz hesabına yatacağı ihtimali söz konusu olduğu durumlarda öğrencilerden ortak hesap açtırmaları talep edilir. Ortak hesap; iki kişinin sahip olduğu ve kişilerden bir kimsenin imzası ile işlem yapılabilen ve tek bir hesap numarasına sahip olan hesap türüdür. Öğrenci yurtdışında hibesini çekemeyeceği için, hesap ortağı hibeyi bankadan çekip, öğrenciye gönderebilir.

7. Hesap Bildirim Dilekçesi

“Belgeler” kısmından ulaşabileceğiniz ve gideceğiniz akademik döneme ve kendi bilgilerinize göre düzenleyip çıktısını alarak imzalayacağınız, hibenizin yatırılmasını istediğiniz Euro hesabınızı resmi olarak beyan ettiğiniz dilekçedir.

8. Sağlık Sigortası Fotokopisi

Vize başvurusu için gerekli bir belge olup, ofisimize de bir kopyasını teslim etmeniz gerekmektedir. Gideceğiniz ülkede geçerli olduğuna emin olduğunuz her sigorta acentesinden yaptırabilirsiniz.

9. Hibe Sözleşmesi

Hibe sözleşmesi, bütün belgelerinizi Erasmus Ofisi’ne teslim ettiğiniz esnada ofis personeli tarafından hazırlanıp, sizin tarafınızdan imzalanacaktır.

10. Vize Fotokopisi

Vizeniz çıktığında ofisimize bir kopyasını teslim etmeniz gerekmektedir.

11. Online Linguistic Support (OLS) Sınav Sonucu

Avrupa Birliği tarafından öğrenciler seçildikleri kuruma gitmeden önce ve gittikten sonra öğrencilerin dil gelişimlerini ölçmek için hazırladığı sınavdır. Aynı zamanda dilini geliştirmek isteyen öğrenciler için online dil kursu da sağlar.

OLS sınavının davetiyesi, siz yurtdışına çıkmadan evvel e-mail adresinize gönderilir. Sınavı tamamladığınızda, sistemin vereceği sonuç çıktısını gidiş evrakları arasında getirmelisiniz.

Not: Ulusal Ajans’ın OLS lisanslarını planlanan zamandan sonra ofisimize göndermesi durumunda, dil sınavı bağlantısı mecburen öğrenciler yurtdışına çıktıktan sonra gönderilecektir.

12. Uçak Bileti Fotokopisi

Biletinizi aldığınızda bir kopyasını ofisimize teslim ediniz.

%80 Hibenin Yatırılması

Gerekli tüm belgeler öğrenci tarafından ofisimize teslim edildiğinde, kabul mektubundaki

tarih aralığı dikkate alınarak öğrenciye %80 oranında hibe yatırılır.

 

 

ERASMUS+ STAJ ÖĞRENCİSİ OLARAK KARŞI KURUMDAYIM, NE YAPMALIYIM?

 

Varış Doğrulama Formu (Arrival Form)

Misafir olacağınız kuruma ulaşır ulaşmaz “Belgeler” kısmından ulaşabileceğiniz Arrival/Departure Formundaki “arrival” kısmını doldurup oradaki ilgililere imzalattıktan sonra tarayıp e-posta ortamında ofisimize iletmelisiniz.

During the Mobility Formu

Eğitim Anlaşmasında (Training Agreement) yer alan “During the mobility” kısmı staj hareketliliği süresince doldurulmalıdır.

 

 

 

ERASMUS+ STAJ FAALİYETİMİ TAMAMLADIM, NE YAPMALIYIM?

 

 

Katılım Sertifikası / Certificate of Attendance

Katılım belgesi öğrencinin stajını tamamlayıp ülkesine dönmeden önce misafir olduğu kurumdan muhakkak alması gereken en önemli belgedir. Mutlaka imzalı ve mühürlü olmalı, staj başlangıç ve bitiş tarihlerini içermelidir.

 

After the Mobility Formu

 

Eğitim Anlaşmasında (Training Agreement) yer alan “After the mobility” kısmı staj hareketliliği bitiminde doldurulmalı, staj yapılan kurum yetkili tarafından imzalanıp mühürlenmelidir.

 

Dönüş Seyahat Belgeleri 

 

Pasaportta giriş çıkış mühürlerini içeren sayfaların bir kopyasını ofisimize teslim etmelisiniz.

 

Kalış Doğrulama Formu (Departure Form/Confirmation of Stay)

 

Misafir olduğunuz kurumdan “Belgeler” kısmından ulaşabileceğiniz Arrival/Departure Formundaki “departure” kısmını doldurup oradaki ilgililere imzalattıktan sonra döndüğünüzde ofisimize iletmelisiniz.

 

Çevrimiçi Bireysel Katılımcı Raporu

 

Hareketliliğini tamamlayıp belgelerini teslim eden öğrencilerimizin e-posta adreslerine gönderilen çevrimiçi raporu tamamlamaları gerekmektedir.

 

%20 Hibenin Yatırılması

Dönüş tarihleriniz bu aşamada çok önemlidir. 2 ayın altında gerçekleşen faaliyetleriniz geçersiz sayılacaktır. Davet mektubundaki sürelere göre almış olduğunuz hibe, dönüşte sunacağınız belgelerle tekrar hesaplanacaktır. Davet mektubunuzdaki tarihten daha kısa sürede dönerseniz %20 hibenizden kesinti olacak, daha da erken dönerseniz borçlu çıkabilirsiniz.

Zorunlu Staj Not Dönüşümü

Not dönüşümü için gerekli olan en önemli belge Training Agreement belgesidir.

Not: Zorunlu stajlarda; öğrenci gitmeden önce stajından sorumlu öğretim üyesi ile ilgili görüşmeli, istenilen başka bir belge (rapor, tablo, değerlendirme yazısı, vb.) olup olmadığını öğrenmelidir.

Bu belgelerin imzalarının tam olması çok önemlidir. Ofisimiz tarafından üst yazı ile öğrencinin bağlı olduğu birime gönderilir.

 

 NOTLAR:

·         Erasmus Öğrencileri yurtdışında bulundukları dönemler de dâhil olmak üzere HİTÜ öğrenci harcını –yükümlülük söz konusuysa- yatırmakla yükümlüdürler. 

·         Birimimize teslim edilmesi gereken belgeler listesinin bir çıktısı öğrenci tarafından alınarak hangi belgelerin teslim edildiği öğrenci tarafından takip edilecektir.

·         Öğrencilerin hareketlilik tamamlandıktan sonra en geç 1 ay içerisinde tüm belgelerini eksiksiz bir biçimde ofisimize teslim etmiş olmaları gerekmektedir. 

·         Aslı istenilen belgelerin onaylı ve imzaların ıslak olması gerekmektedir.  Asıl belgelerin üzerinde silinti, kazıntı, karalama, değişiklik vb. olmamalıdır.

 

Erasmus+ Koordinatörlüğü
Hitit Üniversitesi Kuzey Kampüsü Rektörlük Binası Kat 1 19030 ÇORUM