Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği


ERASMUS+ ÖĞRENCİSİ OLMAK İSTİYORUM, NE YAPMALIYIM?

 

Erasmus+ Programı kapsamında Öğrenci Öğrenim Hareketliliği faaliyetine katılmak isteyen öğrencilerimiz için bir akademik yıl içinde 2 kez ilana çıkılır.

Güz dönemi için başvurular, Mart – Nisan aylarında,

Bahar dönemi için ise Eylül – Ekim aylarında açılır.

Her yıl Ulusal Ajans tarafından yayınlanan Erasmus+ Uygulama El Kitabına göre, her ilan için başvuru rehberi hazırlanır ve bu rehber öğrenci tarafından dikkatlice okunmalıdır.

Başvuru rehberi; başvuru için gerekli belgeler, programa katılım şartları, sınav puanlaması ve hibeler gibi önemli bilgileri içermektedir.


ERASMUS+ ÖĞRENCİSİ OLMAYA HAK KAZANDIM, NE YAPMALIYIM?

 

Karşı Kurumlara Adaylığın Bildirilmesi

Gitmeye hak kazandığınız kurumlara koordinatörlüğümüz tarafından adaylığınız bildirilir.

Seçildiğiniz kuruma ait başvuru kriterlerini ve başvuru belgelerini okulun web sitesinden inceleyerek öğrenmeli ve son başvuru tarihine uyarak, belgelerinizi hazırlamalısınız. Bazı okullar on-line başvuru isteyebilir; karşı kurumun istediği Erasmus+ başvuru belgelerine ek olarak on-line başvuru koşuluna da dikkat edilmesi gereklidir.

Başvuru belgelerinizi belirtilen tarihlerde koordinatörlüğümüze teslim etmeniz gerekmektedir.

Öğrenim Anlaşmasının Hazırlanması (Learning Agreement)

Gideceğiniz üniversite öğrenim anlaşmasını başvuru esnasında isteyebileceği gibi sonrasında da isteyebilmektedir. Bu anlaşma hareketlilik faaliyetinizin en önemli belgelerinden birisidir.

Learning Agreement, öğrencinin gideceği üniversitede öğrenim göreceği sürede alacağı derslerin isim, kod ve ECTS kredilerinin yazılı olduğu belgedir. Öğrenci ders seçimini kendi bölüm koordinatörü ve gideceği bölümün koordinatörüyle irtibat kurarak yapar. Bir dönem için alınan derslerin kredilerinin 30 ECTS’nin altında veya üstünde olmaması gerekir.

Öğrenci yurt dışına çıkış yapmadan önce bu anlaşmanın her iki üniversitenin bölüm ve kurum koordinatörleri tarafından imzalanması gerekir. Belgeyi kurum koordinatörümüze (institutional coordinator) imzalatmak için ofisimize teslim ederken bölüm koordinatörünüz (departmental coordinator) tarafından imzalı olduğundan emin olunuz.

Ofisimiz öğrencinin zaman kaybını önlemek amacıyla imzalı anlaşmanın fotokopisini/çıktısını kabul etmektedir; ıslak imza şartı aramamaktadır. Ancak, öğrencinin gideceği üniversitenin ıslak imzalı orijinal belgeyi talep edebileceğini dikkate alarak anlaşmayı en az 2 nüsha olarak hazırlaması tavsiye edilir.

Kabul Mektubunun Gelmesi (Acceptance Letter)

Alınan kabul mektubunun imzalı/mühürlü olması ve öğrencinin ismiyle birlikte hareketlilik sürecinin başlangıç/bitiş tarihlerini içeriyor olması gerekmektedir.

Bu belge, ofisimize ulaştırılana kadar ofis öğrenci hakkında herhangi bir işlem yapamaz.

Gitmeden Önce Ofisimize Teslim Edilmesi Gereken Belgeler

1. Öğrenci Bilgi Formu

“Belgeler” kısmından ulaşabileceğiniz örnek olarak doldurulmuş olan bilgi formu üzerinde gerekli düzeltmeleri kendiniz için yaptıktan sonra çıktısını almalısınız.

2. Pasaport Fotokopisi

Pasaport fotokopinizi teslim ettikten sonra hangi şehirden vize başvurusu yapacağınızı ofisimize bildirmeniz gerekmektedir.

Not: Pasaportunuz çıkar çıkmaz vize ile ilgili işlemlere başlamalısınız. Öğrenci, gideceği ülkenin konsolosluğunun internet adresinden randevu almalı, gerekli belgeleri araştırmalı ve hazırlamalıdır.

Vize/Hibe Yazısı: Ofisimiz öğrencilerimizin daha kolay ve sorunsuz vize alabilmeleri için Türkçe/İngilizce olarak bir vize yazısı düzenlemektedir. Bu yazı öğrencinin gideceği okulda öğrenim göreceği zaman aralığını ve -alacaksa- aylık hibe miktarını içermektedir.

3. Hesap Cüzdanı Fotokopisi

Çorum Merkez şubesinden (farklı bankalarda komisyon uygulandığı için) açtıracağınız Euro hesabınıza ait hesap cüzdanınızın adınızı ve IBAN numarasını içeren sayfasının fotokopisini teslim etmelisiniz.

Not: Öğrenci yurtdışına çıktıktan sonra hibenin üniversitemiz hesabına yatacağı ihtimali söz konusu olduğu durumlarda öğrencilerden ortak hesap açtırmaları talep edilir. Ortak hesap; iki kişinin sahip olduğu ve kişilerden bir kimsenin imzası ile işlem yapılabilen ve tek bir hesap numarasına sahip olan hesap türüdür. Öğrenci yurtdışında hibesini çekemeyeceği için, hesap ortağı hibeyi bankadan çekip, öğrenciye gönderebilir.

4. Hesap Bildirim Dilekçesi

“Belgeler” kısmından ulaşabileceğiniz ve gideceğiniz akademik döneme ve kendi bilgilerinize göre düzenleyip çıktısını alarak imzalayacağınız, hibenizin yatırılmasını istediğiniz Euro hesabınızı resmi olarak beyan ettiğiniz dilekçedir.

5. Sağlık Sigortası Fotokopisi

Vize başvurusu için gerekli bir belge olup, ofisimize de bir kopyasını teslim etmeniz gerekmektedir. Gideceğiniz ülkede geçerli olduğuna emin olduğunuz her sigorta acentesinden yaptırabilirsiniz.

6. Hibe Sözleşmesi

Hibe sözleşmesi, bütün belgelerinizi Erasmus Ofisi’ne teslim ettiğiniz esnada ofis personeli tarafından hazırlanıp, sizin tarafınızdan imzalanacaktır.

7. Vize Fotokopisi

Vizeniz çıktığında ofisimize bir kopyasını teslim etmeniz gerekmektedir.

7. Online Linguistic Support (OLS) Sınav Sonucu

Avrupa Birliği tarafından öğrenciler seçildikleri kuruma gitmeden önce ve gittikten sonra öğrencilerin dil gelişimlerini ölçmek için hazırladığı sınavdır. Aynı zamanda dilini geliştirmek isteyen öğrenciler için online dil kursu da sağlar.

OLS sınavının davetiyesi, siz yurtdışına çıkmadan evvel e-mail adresinize gönderilir. Sınavı tamamladığınızda, sistemin vereceği sonuç çıktısını gidiş evrakları arasında getirmelisiniz.

Not: Ulusal Ajans’ın OLS lisanslarını planlanan zamandan sonra ofisimize göndermesi durumunda, dil sınavı bağlantısı mecburen öğrenciler yurtdışına çıktıktan sonra gönderilecektir.

8. Uçak Bileti Fotokopisi

Biletinizi aldığınızda bir kopyasını ofisimize teslim ediniz.

%80 Hibenin Yatırılması

Gerekli tüm belgeler öğrenci tarafından ofisimize teslim edildiğinde, kabul mektubundaki tarih aralığı dikkate alınarak öğrenciye %80 oranında hibe yatırılır.

 

ERASMUS+ ÖĞRENCİSİ OLARAK KARŞI KURUMDAYIM, NE YAPMALIYIM?

 

Varış Doğrulama Formu (Arrival Form)

Misafir olacağınız üniversiteye ulaşır ulaşmaz “Belgeler” kısmından ulaşabileceğiniz Arrival/Departure Formundaki “arrival” kısmını doldurup oradaki ilgililere imzalattıktan sonra tarayıp e-posta ortamında ofisimize iletmelisiniz.

Ders Değişikliği

Öğrenim Anlaşmasında bir değişiklik yapılması halinde, öğrenci eklediği/çıkardığı dersleri değişiklik sayfasına (During the mobility) işletip gidilen üniversitenin koordinatörlerine imzalatıldıktan sonra HİTÜ bölüm koordinatörüne e-posta ortamında iletir. Bölüm koordinatörü de imzaladıktan sonra ofisimize ulaştırır.

   

ERASMUS+ FAALİYETİMİ TAMAMLADIM, NE YAPMALIYIM?

 

 

Katılım Sertifikası / Certificate of Attendance

Katılım belgesi öğrencinin öğrenimini tamamlayıp ülkesine dönmeden önce misafir olduğu kurumdan muhakkak alması gereken en önemli belgedir. Mutlaka imzalı ve mühürlü olmalı, öğrenim başlangıç ve bitiş tarihlerini içermelidir.

 

Transkript

 

Başarılı veya başarısız alınan tüm derslerin ECTS kredileriyle birlikte transkriptte yazılı olması gerekmektedir. Transkriptin imzalı/mühürlü olması ve not eşdeğerliliklerinde kullanılmak üzere not açıklama sayfasıyla birlikte alınması gerekmektedir.

 

Misafir oldukları kurumda ders yerine tez çalışması yürüten lisansüstü öğrencilerinin transkript yerine geçebilecek imzalı/mühürlü bir belge almaları gerekmektedir. Bu belgede öğrencinin 1 sömestr için 30 ECTS kredilik bir tez çalışması (tez çalışmasının konusu/başlığı ile birlikte) tamamladığının belirtilmiş olması gerekir. 

 

 

Dönüş Seyahat Belgeleri 

 

Pasaportta giriş çıkış mühürlerini içeren sayfaların bir kopyasını ofisimize teslim etmelisiniz.

 

Kalış Doğrulama Formu (Departure Form/Confirmation of Stay)

 

Misafir olduğunuz üniversiteden “Belgeler” kısmından ulaşabileceğiniz Arrival/Departure Formundaki “departure” kısmını doldurup oradaki ilgililere imzalattıktan sonra döndüğünüzde ofisimize iletmelisiniz.

 

Çevrimiçi Bireysel Katılımcı Raporu

 

Hareketliliğini tamamlayıp belgelerini teslim eden öğrencilerimizin e-posta adreslerine gönderilen çevrimiçi raporu tamamlamaları gerekmektedir.

 

%20 Hibenin Yatırılması

Dönüş tarihleriniz bu aşamada çok önemlidir. 3 ayın altında gerçekleşen faaliyetleriniz geçersiz sayılacaktır. Davet mektubundaki sürelere göre almış olduğunuz hibe, dönüşte sunacağınız belgelerle tekrar hesaplanacaktır. Davet mektubunuzdaki tarihten daha kısa sürede dönerseniz %20 hibenizden kesinti olacak, daha da erken dönerseniz borçlu çıkabilirsiniz.

Not Dönüşümü

Not dönüşümü için gerekli olan belgeler Learning Agreement ve Transkripttir. Bu belgelerin imzalarının tam olması çok önemlidir. Ofisimiz tarafından üst yazı ile öğrencinin bağlı olduğu birime gönderilir.

 

 NOTLAR:

·         Erasmus Öğrencileri yurtdışında bulundukları dönemler de dâhil olmak üzere HİTÜ öğrenci harcını –yükümlülük söz konusuysa- yatırmakla yükümlüdürler. 

·         Birimimize teslim edilmesi gereken belgeler listesinin bir çıktısı öğrenci tarafından alınarak hangi belgelerin teslim edildiği öğrenci tarafından takip edilecektir.

·         Öğrencilerin hareketlilik tamamlandıktan sonra en geç 1 ay içerisinde tüm belgelerini eksiksiz bir biçimde ofisimize teslim etmiş olmaları gerekmektedir. 

·         Aslı istenilen belgelerin onaylı ve imzaların ıslak olması gerekmektedir.  Asıl belgelerin üzerinde silinti, kazıntı, karalama, değişiklik vb. olmamalıdır.

 

 

 

Erasmus+ Koordinatörlüğü
Hitit Üniversitesi Kuzey Kampüsü Rektörlük Binası Kat 1 19030 ÇORUM